לאור הניתוח הנ"ל, חייבים בתי המלון להתחיל כבר כעת להיערך לקראת היציאה מהמשבר. נכון הוא כי
התאחדות בתי המלון הקימה צוות חשיבה המונה מנכ"לי בתי מלון ובעלי תפקידים לקביעת ההמלצות, אך מצאתי לנכון בנוסף להביא את זוית הראייה שלי בעיקר בהיבט הטיפול במשאב האנושי של הארגון והתפעול.
את המלצותיי אחלק לשני חלקים עיקריים:
היערכות בתקופת הסגר בעיצומה אנו נמצאים ועשוייה להימשך2-4 חודשים נוספים.
היערכות בתקופת ההקלה בפעילות- פתיחת בתי מלון, התנעה ותחילת עבודה (צפי לתפוסות כ 5-40% ) תקופה העשוייה להימשך 4-9 חודשים!
היערכות בתקופת הסגר:
למיטב הבנתי ישנם מלונות סגורים הרמטית על מנעול ובריח, וישנם מלונות בהם צוות מצומצם של עובדי אחזקה ובטחון שוהים במלון ודואגים לשמירה על הנכס, טיפול שוטף במערכות השונות ואיתור וטיפול בתקלות בלתי צפויות.
רב העובדים הוצאו לחופשה ללא תשלום מהיום למחר, ישנם עובדים שפוטרו...
· בתקופה זו חשוב לקיים תקשורת פתוחה עם העובדים, החל ברמה המחלקתית-כל מנהל עם עובדיו, אך חשוב לא פחות-ברמה הארגונית- מהנהלת המלון, משאבי אנוש-עד אחרון העובדים.
קשר זה חשוב ליצירת מחוברות העובדים לארגון (או שמירה על מחוברות ומחוייבות קיימת), איתור מצבים קשים של עובדים המחייבים עזרה או התערבות, מניעת עזיבה של עובדים שנזדקק להם ברגע האמת...העובדים מודאגים לא פחות ואולי אף יותר מהנהלת המלון בדבר המשך פרנסתם ושמירה על קשר עימם בשקיפות מלאה יכולה לעודד ולתת בטחון שהם לא לבד.
זה הזמן לבחון האפשרות להכניס לשימוש המלון מע' תקשורת דו צדדית: קיימות בשוק מס' חברות אשר פיתחו אפליקציות/אתרי ווב למטרה זו המאפשרות קשר ישיר עם כל עובדי הארגון להעברת מסרים מידיים, חדשות, שיתוף בהווי המחלקות, פרסום נהלים, חומרי הדרכה, סכומי ישיבות והחלטות וכו'...כמו גם לעובדים ליצור קשר ולהביע דיעה מול מנהליהם וחבריהם.
נכון שזו הוצאה לכאורה לא חיונית בתקופה זו, אך מאחר ולשמירה על קשר דו צדדי עם העובדים יתרון חשוב מאד, הרי רווח בצידה. המערכות מצויינות כמובן גם בשיגרה ויוצרות הבדל מול המתחרים!
· בדיקת תקני כח אדם וניתוח צרכים לאור הצפי לתפוסות נמוכות בחודשים הקרובים. בדיקה זו עשוייה לגלות כי יש צורך בקביעת תקני "חירום" נמוכים משמעותית מהקיים ומכאן הצורך בצמצום מצבת העובדים.
יש לקיים שיח עם כל מנהל מחלקה באשר למצבת העובדים המתחייבת במחלקתו, לקבוע את היקף הצמצום הנדרש ולהחליט מיהם העובדים המומלצים לסיום. אותם עובדים יוזמנו לשימוע כנדרש בחוק, דברם ישמע ברגישות וב"נפש חפצה" ורק לאחר מכן תתקבל החלטה סופית באשר לסיום עבודה. בד"כ מקובל כי "אחרון נכנס-ראשון יוצא", אך כמובן שהבדלים במיומנויות ייחודיות ובמצב אישי של עובדים יכולים לגרום לסטייה מנוהג זה. בכל מקרה, תהליך זה ינוהל ע"י מש"א עפ"י כל החוקים והנהלים המחייבים בדיני עבודה-בתחום זה אין הקלות ואין קיצורי דרך!
יש לנסות לחשוב "מחוץ לקופסא" ולאתר הזדמנויות לאיחוד תפקידים וסמכויות (ולו רק לתקופה של שנה-שנתיים עד יציאה מהמשבר), צמצום מס' בעלי התפקידים בשכבת סגנים ומנהלי הביניים...
במסגרת החשיבה "מחוץ לקופסא", זה הזמן לבחון אפשרויות עבודה מרחוק של חלק מבעלי התפקידים במלון, עד כמה שזה נשמע מוזר... הנהח"ש? הזמנות? מרכזיה? נייירת מהמלון אפשר להעביר בסריקה או עם שליח... צמצום מס' העובדים המועסקים פיזית ברחבי המלון, יקטין את ההוצאות ואף את החשיפה לנגיף הקורונה...
להזכירכם, במקרה של פיטורין בשל צמצומים, יש לעובד זכות ראשונים לחזור לתפקידו אם יוחלט לאיישו תוך 6 חודשים (עפ"י ההסכם הקיבוצי בענף).
בכלל, מומלץ לפנות לעובדים טובים שנאלצתם לפטר בגין המשבר, עת נוצר הצורך בעובד בתפקיד דומה. יש בכך מסר חשוב לעובדים האחרים שבמערכת!
מערכות ממוחשבות לניהול סידורי עבודה ותקנים-יש להתאימן לתקנים החדשים שיקבעו!
מצב חדש זה עשוי לאפשר אף צמצום במספר העובדים הזרים המועסקים במלון ומס' עובדי הקבלן.
לקראת חזרה לעבודה, יש לקחת בחשבון שגם העובדים זקוקים לביטחון מלא במלון אשר דואג לבריאותם ומבטיח להם מקום עבודה נקי מווירוס הקורונה ואף מספק להם אמצעי הגנה ובטיחות כפי שיידרש כל אחד בתפקידו הוא.
· המשמעות של סעיף זה היא שיש לטפל בכל האספקטים של היגיינה וחיטוי בסביבת העבודה של העובדים הן בחזית והן מאחור עוד לפני יום העבודה הראשון... מומלץ ליצור קשר עם חברות המתמחות בכך וכבר כעת לתאם עימן מועדים לחיטוי שכן הביקוש לשירות זה יהיה גדול עת יוסר הסגר!
· בנוסף, יש לדאוג לאספקה שוטפת של ציוד מגן כגון כפפות מגן, מסכות פנים, סבון לשטיפת ידיים, אלכוג'ל לאותם מקומות שאין בסביבתם הקרובה מים נוזלים... מאחר והמלונות הגדולים יעסיקו עשרות א
ו מאות עובדים בחודשים אלה, יזדקק המלון למלאי גדול של הפריטים שהוזכרו. כדאי להתחיל כבר ולרכוש מלאי זה ולא לחכות לרגע האחרון...
· יש לקבוע ולהחליט על נהלי תפעול בכל המחלקות, מהן ניתן יהיה לגזור
לאחר מכן את נהלי העבודה לעובדים. לדוגמא- ניהול תורים בעת הצ'ק אין בקבלה ביום ההגעה (זו ההזדמנות לבחון מערכות קיימות לניהול צ'ק אין עצמאי מרחוק באמצעות אפליקציות ייעודיות), ניהול תורים בכניסה לחדר אוכל (האם בכלל נפתח חדר אוכל לארוחות בקר או שמא נגיש ארוחות לפי דרישה באמצעות מחלקת שירות חדרים מתוגברת? לחילופין, קביעת שעה לארוחה לכל חדר בחדר האוכל על מנת לשלוט במס' הסועדים בכל רגע נתון?), שיטת הגשת מזון בארוחות (מזנונים פתוחים? הגשה לשולחנות? באילו כלים נשתמש? חד פעמי?) כיצד נשמור על מרחקי בטיחות בין האורחים בינם לבין עצמם ובינם לבין העובדים? האם ובכמה נדלל את מס' המושבים בתחנות ממכר מזון ומשקאות? כיצד נשלוט
במס' העובדים בחלל פתוח במשרדים (במחלקות כגון הזמנות, הנהח"ש ואחרות בהן עובדים יחדיו באולם/חדר גדול), לכמה עובדים מותר להצטופף יחד במעלית? מה המשמעות של זה על משך פיזור צוות משק למשל בתחילת יום עבודה? באילו תפקידים תהיה חובה לחבוש מסכות ו/או כפפות ובאילו לא? וכו' וכו'...
· יש להכין מראש נוהל התמודדות עם אורח/עובד חולה, מצב אשר יכול להתפרסם במהירות ברשתות חברתיות ולגרור פניות מצד התקשורת הממוסדת. במצב זה יש סיכון לפגיעה תדמיתית ניכרת למלון ומכאן חשיבות רבה ניתנת לפעולה מהירה, מקצועית ושקופה, כולל דרכי התמודדות עם התקשורת (מי איש הקשר, מה מותר/אסור להגיד, עמידה בדד ליין, התייחסות מכבדת לפונים וכמובן להציג תוכנית פעולה להבטחת בטיחותם של אורחים ועובדים ובכך להראות שהמשבר מנוהל היטב ותרום להרגעת הרוחות).
· במסגרת תהליך בחינת ההוצאות של המלון ואיתור הזדמנויות לצמצומן, יש לבחון גם את רמות השכר הקיימות: במידה ובדרגי הביניים ומעלה רמות השכר מאפשרות הקפאה או אפילו צמצום זמני למס' חודשים, יש לקיים מו"מ עם העובדים המדוברים ולהגיע להבנות בדבר ההפחתה הדרושה באופן שיקל על תזרים המזומנים של המלון.
· דיור עובדים- יש להנחות את העובדים ולוודא שמירה על כללי ההגיינה הנדרשים ושמירה על הוראות בריאות הציבור, גם בתקופת הקפאון.
· יש לקבוע נהלי תחילת עבודה לעובדים, אשר יישומם עם ההחלטה על תחילת ההקלות וחידוש הפעילות:
הכנת תצהיר להחתמת כל עובד בדומה להחתמת האורחים (כפי שהומלץ ע"י התאחדות בתי המלון) בדבר בריאותו ואי היחשפותו לחולי קורונה.
נוהל מדידת חום לכל עובד שנכנס לשטח המלון.
הדרכת מנהלי מחלקות ובעלי תפקידים בנוהל שגובש מראש ע"י הנהלת המלון בריכוז מש"א, בדבר השמירה על ההגיינה ומניעת הידבקות/הדבקה בנגיף.
הכנת מערך להדרכה מסיבית ושיטתית לכל עובדי המלון בטרם תחילת עבודתם בדבר כללי שמירה על הגיינה אישית ומניעת הידבקות בנגיף וכן לימוד נהלי העבודה החדשים כפי שפורט מעלה. (ההדרכה יכולה להיעשות מראש בפגישות זום למשל, או בפלטפורמת התקשורת הארגונית במידה ותירכש כפי שהמלצתי בסעיף הקודם). השלמת ההדרכה ווידוא הבנה והפנמה תיעשה פרונטלית לפני תחילת העבודה.
· הכנת שילוט ופרסום המידע במס' שפות על גבי לוחות המודעות במסדרונות עובדים ובמחלקות, בטרם תחילת העבודה.
Comments